Как выставить счет на оплату от ИП — образец по безналу

Предпринимателям, занимающимся продажей товаров и различных услуг, нередко нужно заполнять счета и отсылать их своим клиентам для оплаты. В настоящее время не существует единого формата подобных документов, ИП может составить его самостоятельно, но с соблюдением определенных норм и правил. В этом материале подробно рассказывается, как выставить счет на оплату от ИП, образец которого можно посмотреть ниже, и что нужно для этого.

Что такое счет на оплату

Стандартный платежный шаблон для оплаты — документ с платежными реквизитами, способный подтвердить, что клиент оплатил конкретную услугу либо товар. Счет такого плана выставляют предприниматели тем, с кем они заключили договоры для продажи товаров либо оказания услуг, а также клиентам, не заключавшим с ними аналогичные соглашения. Он позволяет подтвердить факт оплаты и доказать его впоследствии.

Законодательством не предусмотрены определенные требования к форме и содержанию такой документации. Но есть специальные стандарты, которые нужно принимать во внимание, оформляя счет от индивидуального предпринимателя либо организации. Документ оформляется при помощи специального шаблона, в котором обязательно указывают нужную информацию, и он должен выглядеть надлежащим образом:

• ФИО ИП;
• ИНН;
• данные банковской организации, с которой сотрудничает предприниматель;
• список услуг или товаров, которые приобрел покупатель;
• сумма всех платежей в целом, где должна быть выделена сумма под НДС;
• номера и даты.

Как выставляют счет на оплату от ИП

Счет от ИП, стандартный образец которого представлен ниже, со всеми нужными данными создают в программе 1С либо Excel. Также есть особые онлайн-сервисы, позволяющие подготовить его при помощи интернета без установки дополнительного ПО на компьютер. Это может быть программа для выставления счетов и актов для ИП. Во время изготовления понадобится учитывать все параметры для оформления документации. Чтобы оформить платежный счет, нужно:

1. Ввести данные об ИП в первой части шаблона, включая его ФИО, название и адрес компании, ИНН, а также телефон для связи.
2. Указать данные банковской организации, в которой зарегистрирован продавец и клиент (если это нужно).
3. Присвоить счету персональный номер. Каждый из них может включаться в перечень остальной документации и учитываться в главной системе документооборота, также ИП могут вести учет отдельно и присваивать каждому отдельный номер.
4. Перечислить в бланке весь перечень заказанных товаров или услуг в табличном формате или в виде списка, указав для каждого количество, цену, сумму НДС и полную сумму для оплаты.
5. Дополнительные важные сведения, к примеру, фиксированные платежные сроки либо период, на протяжении которого будут оказывать услугу либо доставлять товары.
6. Подпись и печать ИП при необходимости, если документацию представят в электронном формате, то они не потребуются.

Образец шаблона счета без НДС

Каждому ИП необходимо знать, как правильно заполнять образец счета для ИП без НДС.

Ниже представлен пример для заполнения и готовый бланк с уже внесенными данными для предпринимателей и ООО.

Стандартные данные	Примерные данные
Персональный номер и дата	Счет № 567 от 5.07.2019
Название организаций клиента и продавца	ИП Карпухин Виталий Иванович ООО «Грузоперевозка»
Адресные данные клиента и продавца	г. Москва ул. Лавровая д.15 г. Санкт-Петербург ул. Шевелева д.143
ИНН и КПП	ИНН 3629564639364 ИНН 3746384474838, КПП 4536382946
Сведения банка	Сбербанк г. Москва БИК 6363363, счет 6363862636, р/с 352526272525
Название услуги либо товара	Бумага для принтера
Кол-во	120 упаковок
Стоимость за штуку и сумма по итогу	500 руб., 60000 руб.
Сумма прописью	120 товаров на шестьдесят тысяч руб.

Форма документа предусматривает наличие двух подписей: от предпринимателя и компании, принимающей товар либо услугу. Если у ИП есть доверенное лицо, оно может поставить подпись за него с указанием номера своей доверенности, должности, ФИО и расшифровки подписи. Несмотря на то, что наличие счета и официального шаблона для него не считается обязательным, существуют исключения, касающиеся НДС. ИП, находящиеся на УСН или ЕНВД, обычно не включают размер НДС в общую цену за товары и услуги, поэтому им важно всегда составлять и заполнять счета при операциях.

Такие меры помогут избежать проблем, в том числе и со стороны налоговой. Это связано с тем, что нередко покупатели совершают ошибки, внося платеж и указывая, что в сумму уже включен НДС. После во время проверок специалисты из налоговой будут считать, что продавец получил оплату с НДС и должен вносить этот налог в счет бюджета.

Также желательно указывать, что товары и услуги не будут облагаться таким налогом, чтобы точно знать, что платежное поручение заполнят без ошибок. ИП понадобятся такие же реквизиты, как и в примере, указанном выше, но возле графы со стоимостью лучше добавить примечание, что цена будет без налога на добавленную стоимость.

Программа для выставления

Существуют специальные программы, способные облегчить процесс заполнения счетов. Большинство из них можно использовать в удобном режиме онлайн, чтобы быстро заполнить все нужные поля и отправить документ клиенту. Ниже представлено несколько примеров таких программ, разработанных специально для бизнеса. С их помощью счета будут выставляться гораздо быстрее.

Контур.Бухгалтерия

Этот сервис позволяет быстро выставлять счета, имеет пошаговые инструкции и поддерживает возможность отправки документов клиентов при помощи электронной почты. В нем есть дополнительные опции, предназначенные для бухгалтеров, например, оформление расчетных листов в автоматическом режиме, расчеты зарплаты или отпускных, а также многое другое. Для него необходима регистрация, также на нем можно найти пример шаблона нужного счета.

kub-24.ru

Это программа, позволяющая выставить счет в режиме онлайн. С ее помощью можно настраивать загрузку логотипов, подписей руководителей в электронном формате, а также печатей организаций автоматически. Готовые документы сразу направляются на электронные ящики покупателям. Ее можно настроить под себя и добавить нужные функции.

выставить-счет.рф

Этот сервис также работает в удобном режиме онлайн, помогает выставлять счета, оплачивать их и вести бухгалтерскую документацию, в том числе и первичную. С его помощью создают самые различные документы, например, счета и акты, товарные накладные, квитанции и многое другое.

В каких случаях это необходимо делать

Сделать и предоставить платежный счет от любого ИП, образец которого есть в материале, можно, когда в этом есть необходимость. Обычно в процессе сотрудничества клиента и продавца заключается договор обычного типа, где подробно указываются нужные данные, включая объемы и сроки для поставок, а также цену, которую необходимо оплачивать. Но если покупатели иногда делают заказы товаров в разных количествах, лучше выставлять стандартный или транспортный счет для каждой отдельной сделки и указывать цену покупки.

В таких случаях также понадобится заключать договор, при этом указывая в нем только основные сведения о сотрудничестве. Его не относят к первоначальной документации, он не регулируется законодательно и не должен отражаться в бухгалтерском учете. Его цель состоит в уведомлении заказчика о необходимости вносить платежи и фиксировать сумму, а также предоставлять платежные реквизиты. Возникают ситуации, когда счет действительно срочно необходим.

• Если отсутствует договор, заключенный между компанией и ИП.
• При наличии договора, где нужно прописать необходимость составлять счета.
• При отсутствии установленной суммы оплаты в документе.
• Если сделка относится к конкретному виду деятельности, например, услугам электричества или связи.
• Если контрагент уже внес предоплату.

В других случаях во время перечисления средств обычно ориентируются на накладные, акты и договоры, также обходятся без документов-оснований, указывая названия товаров и услуг в сведениях о платежах. Но поскольку счета для оплаты предназначены для наведения порядка в бухгалтерии, лучше использовать их в работе. Этот процесс можно поручать бухгалтерам в офисе или на аутсорсе, чтобы составить персональный список счетов.

Распространенные ошибки при выставлении счета

Каждый образец счета на оплату услуг без НДС от ИП может содержать ошибки, допущенные из-за невнимательности, наличия неподходящих бланков или по другим причинам. Если ошибка была замечена специалистами организации, составлявшими счет, они могут исправлять ее в тексте. Для этой цели достаточно зачеркнуть неправильные данные и внести правильные. Каждое внесенное изменение нужно заверить подписью руководителя и печатью при необходимости, а также указать дату. В список основных ошибок входят следующие недочеты:

• отсутствие расшифрованных подписей от одной или другой стороны;
• выставление счета уже после истечения пяти дней, когда товар был выгружен, а услуга уже оказана;
• клиент не получил документ в тот период, когда необходимо было вычесть НДС;
• ошибки в датах, стоящих на экземплярах документов клиента или продавца;
• ошибки, допущенные при формировании шапки бланка в документе.

Как его отправлять

Любой счет юридическому или физическому лицу всегда выписывается сотрудником отдела бухгалтерии. Когда документ будет полностью и правильно заполнен с учетом всех необходимых полей, его передают директору компании, который должен поставить на нем свою подпись. Также можно добавить печать, но это необязательно, поскольку с 2016 года предприниматели и юр. лица при желании могут не пользоваться печатью.

Оформлять такой документ нужно в двух копиях, одну из них направляют лицу, оплатившему услугу или товар, второй должен остаться у организации или предпринимателя, которые его выписали. Счет заполняют на обыкновенном листе А4 или фирменном бланке от организации, используя правильный шаблон. Второй вариант гораздо лучше, потому что он не требует постоянно добавлять информацию о предприятии.

Шаблон не считается унифицированным, поэтому каждый ИП и компания могут создать свою индивидуальную форму и использовать ее в виде персонального образца. Если компания либо ИП давно работают в своей сфере, у них уже есть стандартная форма такого бланка, в которой будут меняться только сведения о получателях, а также названия услуг и товаров.

В большинстве случаев счет заполняют и направляют клиенту в электронном формате. Но каждый бухгалтер должен на всякий случай распечатать документ в бумажном формате и отправить контрагенту один экземпляр с подписью директора по обыкновенной почте. Второй будет храниться в папке, где должны находиться все остальные счета.

Сроки оплаты

Необходимо контролировать поступление оплаченной суммы, которая должна перейти на счета владельца бизнеса до даты, указанной в платежном счете либо договоре. Не стоит затягивать оплату, потому что пока не закончится договорной срок, продавец не сможет поменять соглашение и расторгнуть сделку.

Наличие счета от ИП позволяет контролировать сроки и проведение оплаты по каждому товару либо услуге, реализуемому продавцом. Такой документ нужно заполнять по шаблону стандартного типа или образцу, принятому в компании. Клиент может оплатить счет при помощи наличных или безнала в зависимости от возможностей. Чтобы не допустить ошибок при составлении счета, лучше поручать эту работу бухгалтеру или другому специалисту, контролирующему бухгалтерию и расчетные операции в компании.